1. Allgemeines

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die büroorganisation eisele GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht und der neuen Datenschutzgrundverordnung zustehenden Rechte.

 

2. Verantwortlicher für Datenverarbeitung / Kontakt

Die Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

büroorganisation eisele GmbH
Schwerzerallee 64
73525 Schwäbisch Gmünd


Postfach 1265
73502 Schwäbisch Gmünd Telefon: 07171 / 30669

Telefax: 07171 / 63746
eMail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

3. Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
  • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten,
  • Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen,
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns und
  • Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben.

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung.

Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

 

4. Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle und Dritte

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  • die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist,
  • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,

die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

 

5. Verarbeitete Daten und deren Zweck im Detail

5.1 Vertragswahrnehmung und Buchhaltung
Für die Verwaltung und Abwicklung von Kauf-, Miet-, Wartungs- und Dienstleistungsverträgen, müssen wir Ihre Rechnungs- und Lieferadressdaten, sowie Kontaktinformationen in unserer Buchhaltung speichern und verarbeiten. Wenn Sie per Lastschrift bezahlen und uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, speichern wir natürlich ebenso Ihre Kontodaten. Genutzt werden diese Daten zur Verwaltung, Rechnungsstellung, Vertragsänderungen, Kündigungen und Abwicklung sämtlicher Dienstleistungen. Hierbei werden nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit nur die nötigsten Daten erfasst und gespeichert.

 

5.2 Kunden- und Gerätedatenbank

Um mit Ihnen in Kontakt bleiben zu können und Ihnen schnelle und qualitativ hochwertige Hilfeleistung bei Garantiefällen oder technischen Problemen und Defekten an den von uns bezogenen Geräten und Produkten leisten zu können, speichern wir Ihre Kontaktdaten (Anschrift, Telefon-/Faxnummern, E-Mail) sowie Ihre Geräte mit Seriennummern und Standortangaben in einer Datenbank. Zudem speichern wir in dieser Datenbank auch Informationen zu abgewickelten Service- und Reparaturaufträgen und in der Vergangenheit ausgeführten Arbeiten, sodass wir auch später nachsehen können, was an einem bestimmten Gerät bereits angefallen, repariert, ausgetauscht oder konfiguriert wurde.

 

5.3.Besondere (optionale) Vertragsleistungen & IT-Service

Für die Bereitstellung besonderer (optionaler) Vertragsleistungen, wie

  • automatische Lieferung von Verbrauchsmaterial (Toner, Trommeln, etc.)
  • proaktivem Support (Fehlererkennung), Managed AntiVirus und Cloud-Backup
  • Kostenanalyse Ihrer Geräte und Verbrauchsmaterial

müssen wir diverse Hardware- und Verbrauchsdaten sowie Nutzungsinformationen von Ihren entsprechenden Geräten erfassen und diese in unserer Datenbank speichern.

Hierunter fallen ausschließlich folgende Daten:

  • Regelmäßige Zählerstände der entsprechenden Kopier-/Drucksysteme
  • Toner- und Verbrauchsmaterialstände
  • Status von Verschleißteilen
  • IP-Adressen, Seriennummern der entsprechenden Geräte
  • Firmware-Versionsnummern und ggf. Fehlercodes
  • Hardwareinformationen und Statusindikatoren von Server-/Computer-Hardware

Hierbei handelt es sich lediglich um Daten, die den Zustand der Systeme/Geräte selbst beschreiben. Selbstverständlich werden keine der von Ihnen auf den Geräten verarbeiteten Dokumente oder Dateien erfasst/übermittelt.

 

5.4 Passwortdatenbank

Um unseren Servicemitarbeitern einen unkomplizierten Support und Wartung Ihrer IT-Infrastruktur zu ermöglichen, haben wir die Möglichkeit, nach individueller Absprache und mit Ihrer Zustimmung Passwörter für Ihre Infrastrukturgeräte wie beispielsweise Ihren Router, Switches, Telefonanlagen, Server oder Zugangsdaten für Mailserver etc. in einer verschlüsselten und bei uns lokal gehosteten Datenbank zu speichern. Dies ermöglicht uns in Servicefällen schnellen Zugriff und dadurch schnelle Hilfe. Wenn Sie uns derartige Passwörter zu Speicherung anvertrauen, werden wir diese selbstverständlich vollkommen vertraulich behandeln und sicherstellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter auf diese zugreifen können und in keinem Fall an Dritte weitergeben. Zudem werden wir niemals gegen Ihren Willen Passwörter abspeichern.

 

5.5 Webseite und Online-Kontaktaufnahme

Treten Sie bzgl. Fragen jeglicher Art per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt, erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse und Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht.

 

6. Externe Dienstleister

6.1 Subunternehmer und Fremdhandwerker

Für Dienstleistungen, bei denen wir mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten (z.B. wenn außergewöhnliche handwerkliche Arbeiten anfallen oder bei Möbellieferungen, die direkt vom Hersteller via Spedition an Sie als Kunden erfolgen) müssen wir zur Abwicklung Ihre Anschrift und ggf. Kontaktdaten an die entsprechenden Fremdfirmen weitergeben.

 

6.2 IT-Dienste und Softwareabonnements

Für die Bereitstellung der folgenden optionalen Vertragsleistungen

  • proaktiver Support/Hardware-Monitoring,
  • Managed AntiVirus,
  • Softwareabonnements wie Microsoft Office 365

sind wir ebenso auf die Software-/Systemnutzung von externen Anbietern angewiesen. Dazu müssen wir z.T. je nach Anbieter Ihre Rechnungsadresse und Anschrift an diese weitergeben.

Gegebenenfalls erhalten diese durch den Betrieb ihrer Dienste auch Informationen über Ihre Hardware. Keinesfalls werden sensible Daten von diesen erfasst. Bei der Auswahl von externen Anbietern sind wir sehr sorgfältig und wählen hierzu seriöse Anbieter, wo wir nur ein Minimum an Kundendaten preisgeben müssen. Mehr Informationen erhalten Sie dazu bei Vertragsabschluss in Ihrem Vertrag.

 

6.3 Cloud-Backup

Wenn Sie Ihre Daten von uns via Cloud-Backup sichern lassen, werden die im Backup eingeschlossenen Dateien von Ihren Systemen mit all ihren enthaltenen Daten verschlüsselt in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland abgelegt. Hierbei kommen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung Ihrer Backups moderne und sichere Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz. Sämtliche Daten werden vor der Übertragung mittels AES256-Algorithmus verschlüsselt und auch so im Rechenzentrum abgelegt. Auch die Übertragung von Steuer- und Metadaten beim Backup- und Wiederherstellungsvorgang ist verschlüsselt und erfolgt via SSL. Dadurch kann kein Dritter auf Ihre Daten zugreifen oder diese öffnen. Genauere Informationen zur Datensicherheit bei Cloud-Backup können sie Ihrem Vertrag bzw. der zugehörigen Datenschutzvereinbarung und unseren Infoblättern zu diesem Thema entnehmen.

 

7. Löschung bzw. Sperrung von Daten

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

büroorganisation eisele GmbH

 

Egal ob Büromaschinen und deren Zubehör, IT-Lösungen, Dokumentenmanagement oder komplette Büroeinrichtungen, durch unsere langjährige Erfahrung und unser geschultes Personal ist büroorganisation eisele GmbH

Ihr kompetenter Partner rund um´s Büro.

 

  

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So können Sie uns erreichen.

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Fax.:    07171-63746

E-Mail:  info@eisele-buero.de

 

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von 8:00 Uhr - 12:30 Uhr

und von 14:00 Uhr - 17:00 Uhr

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