Dokumentenarchiv aus der Cloud
Ihre Dokumente digital –
vom Eingang bis ins Archiv.
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und E-Mails an einem Ort: zentral abgelegt, automatisch durchsuchbar und jederzeit nachvollziehbar.
beratung anfragenPapier verschwindet aus dem Büroalltag – die Unterlagen bleiben. Sie kommen heute per Mail, über den Scanner, als Foto vom Smartphone oder als Datei aus dem Projektordner. Ein digitales Dokumentenarchiv sammelt all diese Wege an einer Stelle und macht aus abgelegten Dateien einen nachvollziehbaren Vorgang.
Wir richten das Archiv passend zu Ihren Abläufen ein, binden Ihre vorhandenen Geräte an und weisen Ihr Team ein. Software, Hardware und Service kommen dabei aus einer Hand.
Wir richten das Archiv passend zu Ihren Abläufen ein, binden Ihre vorhandenen Geräte an und weisen Ihr Team ein. Software, Hardware und Service kommen dabei aus einer Hand.
Als Partner setzen wir dabei auf dokarchiv.cloud – entwickelt und betrieben von der DIGI-BEL GmbH in Deutschland.
Ausgangslage
Warum die Ablage im Alltag so viel Zeit kostet
Nicht die Ablage selbst ist das Problem, sondern der Weg dorthin. Solange jeder Eingangskanal seine eigene Ordnung hat, entstehen drei wiederkehrende Reibungspunkte.
Alles liegt woanders
Ein Teil im persönlichen Postfach, ein Teil auf dem Server, ein Teil im Aktenordner. Wer nicht selbst abgelegt hat, weiß selten, wo er suchen muss.
Der Stand ist unklar
Ist die Rechnung schon geprüft, freigegeben oder bezahlt? Das lässt sich am Dokument meist nicht ablesen – es folgt die Rückfrage im Team.
Doppelte Wege
Dieselbe Unterlage wird gescannt, per Mail verschickt und noch einmal abgeheftet. Beim nächsten Nachweis beginnt die Suche von vorn.
Der Weg eines Dokuments
Vier Stationen, die jede Unterlage durchläuft
Genau hier liegt der Unterschied zur reinen Scanlösung: Das Archiv begleitet ein Dokument nicht nur beim Digitalisieren, sondern über seinen gesamten Weg. Ob Rechnung, Lieferschein oder Vertrag – ab dem Eingang gilt für alle derselbe Ablauf, und jeder im Team kann ihn nachvollziehen.
01
Erfassen
Das Dokument kommt herein, per Scan, als E-Mail-Anhang, über die App oder als Datei vom Rechner.
02
Zuordnen
Die Texterkennung liest die Inhalte aus, das Dokument gehört ab jetzt zu Kunde, Projekt und Vorgang.
03
Aufbewahren
Die Ablage erfolgt rechtssicher und unveränderbar, auffindbar über die Volltextsuche.
04
Weitergeben
Zur Freigabe, an die Buchhaltung oder die Steuerberatung; ohne Dateien als Anhang zu verschicken.
Funktionen
Was Sie mit dem Archiv täglich erledigen
Fünf Aufgaben, die heute über mehrere Programme verteilt sind und künftig an einer Stelle zusammenlaufen.
Sie sehen sofort, was noch offen ist
Eingegangene Belege, anstehende Freigaben und Wiedervorlagen stehen gesammelt auf der Startseite. Ein Dokument verschwindet erst daraus, wenn Erfassung, Zuordnung und Prüfung erledigt sind.
Vorschau und Dokumentdaten direkt nebeneinander
Bearbeitungsstand und Verlauf jederzeit einsehbar
Belege erfassen Sie dort, wo sie entstehen
Die App für iOS und Android macht aus dem Foto einen fertig abgelegten Beleg. Auch aus Banking-, Versicherungs- oder Mailprogrammen lassen sich Dokumente per Teilen-Funktion übergeben.
Suche, Filter und Vorschau auch am Smartphone
Kategorie und Vorgang direkt beim Hochladen setzen
Nachrichten bleiben beim Vorgang, nicht im Postfach
Mails und Anhänge aus Outlook und Microsoft 365 werden automatisch oder per Add-in mitarchiviert. Absprachen und Nachweise sind damit auch dann auffindbar, wenn die zuständige Kollegin gerade nicht im Haus ist.
Nachricht und Anhang gemeinsam im Vorgang
Zuordnung zu Kunde, Projekt und Kategorie
Rechnungen schreiben, senden und ablegen in einem Zug
Die Vorgaben zur E-Rechnung sind auf beiden Seiten abgedeckt – beim Empfang wie beim Versand. Ausgangsrechnungen entstehen im richtigen Format, gehen per Mail zum Kunden und werden gleichzeitig archiviert und weitergereicht.
Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung inklusive
Das Faktura-Modul kostet keinen Aufpreis
Gescannt wird am Gerät, ganz ohne Umweg
Multifunktionssysteme und Dokumentenscanner sprechen direkt mit dem Archiv: Kategorie am Display wählen, Stapel einlegen, fertig. Welche Ziele dort zur Auswahl stehen, ergibt sich automatisch aus den Einstellungen im Archiv.
Kein Rechner als Zwischenstation nötig
Hardware, Software und Service von einem Ansprechpartner
Erst ansehen, dann entscheiden
Schauen Sie sich das Archiv in Ruhe an
In einer kostenlosen Online-Vorstellung sehen Sie in etwa einer Stunde, wie sich die Abläufe im Alltag anfühlen – von der Erfassung bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Unverbindlich und ohne Vorkenntnisse.
webinar-termine ansehenDer Einstieg
Kein Großprojekt, sondern ein überschaubarer Start
Sie brauchen weder eine monatelange Einführung noch Schulungswochen. Wir sehen uns an, welche Unterlagen bei Ihnen wie hereinkommen, legen Kategorien und Zugriffsrechte entsprechend an, binden Ihre Geräte an und weisen Ihr Team ein. Danach bleiben wir Ihr Ansprechpartner.
Zugeschnitten auf kleine Teams,
Einrichtung und Einweisung durch unser Team aus der Region
Anbindung Ihrer vorhandenen Drucker und Scanner
Benutzerlizenz
25
€
netto pro Benutzer und Monat, jährlich abgerechnet
Alle Grundfunktionen enthalten
20 GB Speicher je Benutzerlizenz
Rechtssichere Ablage nach GoBD
Rechenzentren in Berlin und Frankfurt am Main
FAQ
Antworten auf häufig gestellte Fragen
Für welche Unternehmen eignet sich das Dokumentenarchiv?
Es richtet sich an kleine Unternehmen und Teams, die ihre Unterlagen zentral ablegen und schnell wiederfinden möchten – typischerweise bis rund 20 Arbeitsplätze. Branchenabhängig ist es nicht: Entscheidend ist, dass regelmäßig Rechnungen, Belege, Verträge oder geschäftliche E-Mails anfallen.
Was kostet das Archiv im Monat?
NEine Benutzerlizenz kostet 25 Euro netto pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Darin enthalten sind sämtliche Grundfunktionen sowie 20 GB Speicher je Lizenz. Zusätzliche Module wie die Faktura sind ohne Aufpreis nutzbar.
Wo werden unsere Dokumente gespeichert?
Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren an den Standorten Berlin und Frankfurt am Main. Der Speicher ist auf eine revisionssichere, nachvollziehbare Aufbewahrung ausgelegt.
Erfüllt die Ablage die gesetzlichen Anforderungen?
Das Archiv ist auf eine GoBD-konforme Aufbewahrung ausgerichtet: Dokumente werden unveränderbar gespeichert und bleiben über den gesamten Aufbewahrungszeitraum nachvollziehbar. Beim Empfang und beim Versand von E-Rechnungen sind die aktuellen Vorgaben ebenfalls abgedeckt.
Brauchen wir dafür neue Drucker oder Scanner?
In der Regel nicht. Vorhandene Geräte lassen sich über gängige Wege anbinden, etwa per Scan-to-Mail, überwachten Ordner oder virtuellen Drucker. Bei passenden Multifunktionssystemen erscheinen Scanziel und Kategorie direkt am Display des Geräts. Was in Ihrem Fall möglich ist, sehen wir uns vor Ort an.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Deutlich geringer als bei einem klassischen Dokumentenmanagement-Projekt. Es sind keine Anpassungen an Ihrer IT-Infrastruktur nötig, das Archiv läuft im Browser und auf dem Smartphone. Wir übernehmen die Einrichtung von Kategorien, Zugriffsrechten und Geräten und weisen Ihr Team ein.
eisele: Ihr Ansprechpartner
Wir sehen uns Ihre Ablage gemeinsam an
managed
Sie möchten wissen, ob sich der Umstieg für Ihr Unternehmen lohnt und was er konkret bedeutet? Melden Sie sich bei uns – wir klären das im Gespräch, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
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